5 tips om je projecten beter te beheren

5 tips om je projecten beter te beheren

5 Tips om je projecten beter te managen

Projecten kunnen uit de hand lopen. Er zijn veel dingen die mis kunnen gaan, maar het resultaat is vrijwel altijd dat het project langer duurt – en meer kost – dan gepland. En in de ergste gevallen kan het project zelfs gestopt worden als er te veel tegenslagen zijn. Verschillende factoren spelen een rol bij het slagen van een project: mensen, doelstellingen, hulpmiddelen en factoren van buitenaf. Maar gelukkig zijn er ook een aantal zaken die direct onder jouw controle liggen. In dit artikel 5 tips die je kunt toepassen om jouw project beter te managen:

#1 Communicatie is prioriteit

Het allerbelangrijkste in elk team is communicatie. En hoe meer teamleden er zijn, hoe crucialer dit wordt. Het laatst wat je wilt is dat verschillende mensen met hetzelfde probleem bezig zijn zonder elkaar op de hoogte te houden. Dit is een zonde van tijd, die beter besteed kan worden. Duidelijke communicatie zorgt ervoor dat iedereen duidelijk weet waar de rest van het team mee bezig is – en misschien wel belangrijker: dat zij weten wie ze moeten aanspreken als ze een specifiek probleem tegenkomen.

Zorg ervoor dat je team gemakkelijk kan communiceren. Dat betekent dat iedereen elkaars email heeft en er een vast meeting moment is waarin iedereen elkaar op de hoogte houdt wat de voortgang is. Maar ook dat het duidelijk is bij iedereen wie voor wat verantwoordelijk is.

#2 Een projectmanager kan uitkomst bieden

Als je team te groot wordt, of je bent zelf ook druk bezig met een specifiek onderdeel van het project, dan kan het een slimme zet zijn om iemand de taak van projectmanager te geven. Dit kan iemand in het team zijn, maar ook iemand van buitenaf zijn (met een fris perspectief). De projectmanager is verantwoordelijk voor het plannen van het project, het opstellen van de regels en richtlijnen – en uiteindelijk de executie van de plannen. Hij zorgt er dus voor dat iedereen verantwoordelijk wordt gehouden aan hun taken. En mocht er iets misgaan, dan is het aan de projectmanager om te besluiten wat de juiste volgende handelingen zijn.

#3 Tijdsmanagement

Elk (goed gepland) project heeft een deadline. Maar is er ook een schema gemaakt hoe de tijd tussen nu en de deadline gebruikt gaat worden? Zonder tijdsmanagement is het een gok of de deadline gehaald gaat worden. Deel het project op in verschillende fasen. Hoe kleiner de individuele stappen zijn, hoe gemakkelijker het wordt om op tijdschema te blijven. Ook helpt dit om teamleden gemotiveerd te houden.

Zet alle fases van het project op papier en zorg ervoor dat iedereen hier toegang tot heeft. Je kunt na elk onderdeel ook een korte evaluatie doen om te kijken wat er goed is gegaan, wat fout ging en wat beter gedaan had kunnen worden. Dit kan helpen om de rest van het project effectiever en efficiënter te laten verlopen.

#4 Risicomanagement

Er kan altijd wat fout gaan. Daarom is het belangrijk om in het begin van het project een risicoanalyse te maken. Wat zijn de potentiele dingen die mis kunnen lopen? En belangrijker: wat is het plan van aanpak als dit gebeurt? Maak een lijst met alle risico’s en schrijf hierbij:

  • Hoe groot is de kans dat het zal gebeuren
  • Wat de impact zou zijn
  • Wat er gedaan moet worden als het risico zich voordoet
  • Of er bepaalde zaken zijn die je kunt doen om het risico te voorkomen

Je kunt risico’s niet vermijden. Maar wat je wel kunt doen is een realistische inschatting maken van hoe zwaar het risico is (kans dat het gebeurt maal de impact), een plan maken wat te doen mocht het zich voordoen en alle mogelijke maatregelen te nemen om het risico zo klein mogelijk te maken.

#5 Software kan alles gemakkelijker maken

Software kan werk uit handen nemen. Er bestaan veel soorten software, en afhankelijk van de natuur van je project is er verschillende software die het werk gemakkelijker kan maken. Denk hierbij aan software die bepaalde taken van je team (bijvoorbeeld onderzoek) sneller maakt. Of software die het managen van het team effectiever maakt. Een goed voorbeeld is Google Docs, waarbij verschillende teamleden samen in één document kunnen werken. Je kunt ook kijken naar software om je facturen te versturen. Dit is echter niet altijd nodig omdat je ook hier een factuur voorbeeld kunt downloaden. Verder kan software ook handig zijn om de communicatie tussen het team beter te laten verlopen. En zoals besproken in punt 1, hoe beter de communicatie, hoe effectiever het team zal zijn.


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *