Tips voor het schrijven van een succesvolle offerte

Tips voor het schrijven van een succesvolle offerte

Tips voor het schrijven van een succesvolle offerte

De kans is groot dat de service die je aanbiedt niet in één prijskaartje te vangen is. Zeker wanneer het gaat om grotere bedragen en aankopen, dan sturen potentiele klanten liever eerst een offerte aanvraag i.p.v. dat ze direct geld overmaken. Het sturen van een succesvolle offerte is een vaardigheid op zichzelf. Maar je hoeft geen zilveren pen te hebben om er een op te stellen.

De offerte is het eerste officiële document dat een potentiele klant van je ontvangt

Je hebt een kantoor, website en social media. Maar toch is de offerte in 9 van de 10 gevallen het eerste officiële document dat je stuurt naar de potentiele klant. Je hebt maar één kans op een goede eerste indruk, en het is belangrijk dat je deze zo goed mogelijk gebruikt. In het geval van een offerte: hoe beter je offerte, hoe groter de kans dat je potentiele klant gebruik gaat maken van je service/product. Hier 6 tips die het schrijven van een overtuigende offerte gemakkelijker zullen makken.

Wees duidelijk

Er is niets frustrerender dan een offerte ontvangen waar je nog anderhalf uur voor moet gaan zitten voordat je snapt wat er nu precies staat. Hoe minder ambiguïteit er is, hoe beter. Houd je offerte dus zo simpel mogelijk. Mocht je een gecompliceerde service bieden, voeg dan eventueel bijlages toe waarin je de specifieke details uitlegt – of verwijs naar je website. Zorg ervoor dat de essentie goed beschreven is:

  • Wat houdt je aanbod in?
  • Hoeveel gaat het kosten? (Of vermeld verschillende variaties hiervan)
  • Wat is de tijdlijn?
  • Wat is de volgende stap voor de klant?

Er zijn nog meer dingen die je kunt vermelden, maar als je offerte deze 4 zaken bevat, dan zul je al ver komen.

Een professionele lay-out

Zorg ervoor dat je lay-out past bij je bedrijf.  En dat het niet afleidt van de tekst. Vaak geldt hier ook: hoe simpeler, hoe beter. Let wel op dat het niet te simpel wordt – een compleet wit vel met tekst nodigt lezers ook niet uit om de tekst te lezen.

Beschrijf het aanbod in de tekst

Of je nu één aanbod doet – of verschillende opties – het is belangrijk dat je kort en duidelijk beschrijft wat het precies inhoudt. Ook als je al via email contact hebt gehad wat er precies moet gaan gebeuren. Als je deze stap weglaat, dan zal de lezer misschien zijn inbox erbij moeten gaan halen om er weer achter te komen wat je precies aanbiedt. En elke afleiding kan ervoor zorgen dat hij niet meer terugkomt bij je offerte.

Duidelijke prijzen

Zorg ook voor duidelijke prijzen. Laat weten wat je basisprijs is voor de service. En wat de eventuele extra mogelijkheden zijn. Vermeld ook of btw inclusief of exclusief is zodat de potentiele klant direct weet wat het totaalplaatje hem zal gaan kosten. Onduidelijkheid in de prijs zal vragen oproepen bij de klant – en je wilt niet dat hij zich gaat afvragen of je wel een redelijke prijs hebt gegeven. Waar mogelijk, leg uit hoe de prijs is opgebouwd. Lever je normaal gesproken de service in 1 week – maar de klant heeft het morgen nodig? Zorg er dan voor dat hij weet hoeveel hij extra betaalt vanwege spoed.

Dubbelcheck je quote

Voordat je je offerte uitstuurt: controleer je quote nog een keer. Het is een kleine moeite en vele malen beter dan dat je per ongeluk de verkeerde prijs uitstuurt. Stuur je een te hoge prijs? Dan controleert de klant dit wellicht bij anderen en kan hij naar de concurrent gaan. Stuur je een te lage prijs? Dan kun je lastig terugkrabbelen en de prijs verhogen. En zul je of de klant verliezen, of een slechte indruk achterlaten.

Maak het gemakkelijk om te accepteren

Als laatste is het belangrijk dat je offerte gemakkelijk te accepteren is. In geval van email: plaats een link naar de websitepagina waarin je klant alle gegevens kan invullen en betalen. Of vertel hem dat de opdracht geconformeerd wordt wanneer hij het geld overmaakt onder vermelding van het bestelling nummer. Je kunt ook software hiervoor gebruiken die dit allemaal voor je doet. De software kan op je website geïncorporeerd worden en hierdoor wordt het gemakkelijk voor je klant om de offerte te accepteren. Kijk hiernaast ook naar software waarmee je facturen kunt sturen. Als je dat nog niet nodig hebt, dan kun je hier ook een factuur voorbeeld downloaden. Hoe gemakkelijker de lezer de offerte kan accepteren, hoe groter de kans dat hij dit zal doen.


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *